Henkilötietojen käsittelyliite (DPA)

Versio 2026-10-24.2 · Voimassa 24.10.2026 alkaen

Tämä henkilötietojen käsittelyliite muodostaa osan asiakkaan ja O. Aittakumpu Oy:n välisestä Arkisto-palvelua koskevasta sopimuksesta silloin, kun O. Aittakumpu Oy käsittelee henkilötietoja asiakkaan lukuun. Liitettä sovelletaan Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä GDPR, 28 artiklan mukaisesti.

1. Osapuolet ja käsittelyroolit

Asiakas ja rekisterinpitäjä: käyttöehdot hyväksyneen käyttäjän edustama yritys tai yhteisö, joka määrittää omiin asiakirjoihinsa sisältyvien henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja olennaiset keinot.

Käsittelijä: O. Aittakumpu Oy, Y-tunnus 3594804-5, Aleksanterinkatu 67 A 17, 90120 Oulu, info@arkisto.app.

Rooli määräytyy käsittelytoimittain. O. Aittakumpu Oy on itse rekisterinpitäjä muun muassa käyttäjätilien, asiakassuhteen, laskutuksen, kirjanpidon, tietoturvan, operatiivisten lokien, tuen sekä oman suostumus- ja analytiikkakäsittelynsä osalta. Tätä liitettä sovelletaan asiakasohjattuun asiakirjasisältöön, liitteisiin, versioihin, generoituun aineistoon, asiakirjaan liittyviin käyttöoikeuksiin ja käyttäjän käynnistämään lopulliseen AI-analyysiin.

2. Dokumentoidut ohjeet ja käsittelyn rajat

Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeita ovat tämä liite, käyttöehdot, asiakkaan palvelussa tekemät valinnat ja pyynnöt sekä osapuolten myöhemmin kirjallisesti sopimat lainmukaiset ohjeet. Käsittelijä saa käsitellä tietoja myös unionin tai jäsenvaltion lakiin perustuvan velvoitteen vuoksi; tästä ilmoitetaan asiakkaalle etukäteen, ellei laki kiellä ilmoittamista tärkeän yleisen edun vuoksi.

Jos käsittelijä pitää asiakkaan ohjetta lainvastaisena, koska se rikkoo GDPR:ää tai muuta sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, se ilmoittaa tästä viipymättä asiakkaalle ja voi keskeyttää kyseisen ohjeen toteuttamisen, kunnes lainmukaisuus on selvitetty.

3. Asiakkaan oikeudet ja velvollisuudet

• Asiakas vastaa rekisterinpitäjänä käsittelyn lainmukaisuudesta, läpinäkyvyydestä, tietojen tarpeellisuudesta, ohjeiden oikeellisuudesta ja siitä, että palveluun tietoja lisäävillä henkilöillä on asianmukaiset valtuudet.
• Asiakas päättää asiakirjan vastaanottajista, yhteistyörooleista ja jakamisen laajuudesta sekä vastaa rekisteröityjen pyyntöjä koskevista päätöksistä.
• Asiakas ei saa lisätä palveluun tarpeettomia erityisiä henkilötietoryhmiä, rikostuomioihin liittyviä tietoja, henkilötunnuksia, maksukorttitietoja tai muuta erityisen arkaluonteista aineistoa.
• Tällaisia tietoja saa sisällyttää vain, jos ne ovat kyseisen asiakirjan lainmukaisen ja normaalin käyttötarkoituksen kannalta välttämättömiä ja asiakkaalla on niiden käsittelyyn asianmukainen peruste ja suojatoimet.

4. Salassapito ja henkilöstö

Käsittelijä varmistaa, että asiakasdataan pääsevät vain tehtäviensä vuoksi pääsyä tarvitsevat henkilöt ja että heitä sitoo lakisääteinen tai sopimusperusteinen salassapitovelvollisuus. Pääsyä rajataan työtehtävän ja vähimmän tarpeellisen oikeuden periaatteiden mukaan.

5. Tietoturva

Käsittelijä toteuttaa riskitasoon nähden asianmukaiset GDPR 32 artiklan mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Todelliset tämän version toimenpiteet on kuvattu liitteessä B. Toimenpiteitä voidaan kehittää, kunhan suojauksen kokonaistaso ei olennaisesti heikkene sopimuskauden aikana.

6. Alikäsittelijät ja yleinen kirjallinen ennakkolupa

Asiakas antaa käsittelyliitteen hyväksyessään yleisen kirjallisen ennakkoluvan liitteessä C mainituille alikäsittelijöille. Käsittelijä vastaa siitä, että alikäsittelijää sitoo kirjallinen sopimus, jossa asetetaan olennaisilta osin samat tietosuojavelvoitteet kuin tässä liitteessä.

Käsittelijä ilmoittaa alikäsittelijän lisäämisestä tai vaihtamisesta asiakkaan yhteyssähköpostiin etukäteen ja päivittää liitteen C. Pelkkä sivun päivitys ei korvaa ilmoitusta. Ilmoitus sisältää toimijan, tehtävän, tietoryhmät, käsittelymaat, siirtosuojat ja suunnitellun aloitusajan sekä perustellun määräajan vastustamiselle. Aika mitoitetaan muutoksen vaikutuksen ja toimittajalta saadun ennakon mukaan; emme lupaa kaikissa toimittajaketjun muutoksissa kiinteää 30 päivän ennakkoa. Arkiston itse suunnittelemassa uudessa toimittajavalinnassa tavoitteena on 30 päivän ennakko ja vähintään 14 päivän vastustusaika. Jos ketjun lyhyempi ennakko tai pakottava tietoturvasyy ei mahdollista riittävää arviointia, ilmoitamme asiasta viipymättä ja järjestämme turvallisen vaihtoehdon tai keskeytämme muutoksen koskeman käsittelyn ennen uuden toimijan pääsyä asiakkaan tietoihin. Asiakkaalle turvataan todellinen mahdollisuus vastustaa muutosta myös kiireellisessä tilanteessa.

Asiakas voi perustellusti vastustaa uutta alikäsittelijää tietosuojaperusteella yhteysosoitteeseemme. Vastustus käsitellään ennen kyseisen asiakkaan tietojen siirtämistä uudelle toimijalle. Ratkaisuna selvitetään vaihtoehtoinen toimittaja, valinnaisen toiminnon sulkeminen tai muutoksen koskeman palveluosan päättäminen. Asiakkaan olemassa olevia tietoja, maksettuja oikeuksia tai palautusoikeutta ei menetetä automaattisesti vastustuksen vuoksi. Ratkaisematon muutos ei oikeuta ohittamaan vastustusta.

7. Kansainväliset siirrot

Henkilötietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle vain asiakkaan ohjeiden ja GDPR:n V luvun mukaisesti. Sovellettava siirtoperuste voi olla Euroopan komission riittävyyspäätös, vakiosopimuslausekkeet ja tarvittavat täydentävät suojatoimet tai muu lainmukainen mekanismi. Lisätietoja käytetystä mekanismista annetaan asiakkaalle kohtuullisesta pyynnöstä.

8. Rekisteröidyn oikeudet ja viranomaispyynnöt

Ottaen huomioon käsittelyn luonteen käsittelijä avustaa asiakkaan pyynnöstä teknisin ja organisatorisin toimin rekisteröityjen oikeuksia koskevien pyyntöjen täyttämisessä. Jos pyyntö saapuu suoraan käsittelijälle ja koskee asiakkaan asiakirjadataa, käsittelijä ohjaa pyynnön asiakkaalle eikä ratkaise sitä asiakkaan puolesta, ellei laki niin edellytä.

9. Avustaminen artiklojen 32–36 velvoitteissa

Käsittelijä avustaa saatavillaan olevien tietojen ja käsittelyn luonteen perusteella asiakasta tietoturvaa, henkilötietojen tietoturvaloukkauksen ilmoittamista, vaikutustenarviointia ja ennakkokuulemista koskevissa GDPR:n artiklojen 32–36 velvoitteissa. Avun laajuus suhteutetaan palveluun, riskiin ja pyynnön tarpeellisuuteen. Menettely- tai kustannussopimus ei rajoita lakisääteistä avustamista.

10. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

Käsittelijä ilmoittaa asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon asiakkaan henkilötietoja koskevasta tietoturvaloukkauksesta. Ilmoituksessa annetaan saatavilla olevat tiedot loukkauksen luonteesta, todennäköisistä seurauksista, toteutetuista tai suunnitelluista toimista ja yhteyspisteestä. Tietoja voidaan täydentää vaiheittain. Ilmoitus ei merkitse vastuun myöntämistä.

11. Tiedot ja auditoinnit

Käsittelijä antaa asiakkaalle pyynnöstä GDPR 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi tarpeelliset tiedot sekä sallii asiakkaan tai tämän valtuuttaman tarkastajan auditoinnit ja tarkastukset sekä osallistuu niihin. Auditoinnista sovitaan etukäteen, se toteutetaan ensisijaisesti asiakirja- ja etätarkastuksena normaalina työaikana eikä se saa vaarantaa muiden asiakkaiden tietoja, salaisuuksia tai palvelun turvallisuutta. Jos asiakirjanäyttö ei riitä, järjestetään tarpeellinen tarkastus, tarvittaessa paikan päällä ja salassapitovelvoittein. Järjestelyistä sopiminen ei anna käsittelijälle veto-oikeutta lakisääteiseen tarkastukseen; viranomaisen oikeuksia ei rajata.

12. Palauttaminen ja poistaminen käsittelyn päättyessä

Asiakas voi ladata palvelusta saatavilla olevat PDF- ja Word-tiedostot ennen käyttöoikeuden päättymistä. Käsittelyn päätyttyä asiakas valitsee, palauttaako käsittelijä asiakkaan henkilötiedot asiakkaalle vai poistaako se ne. Turvallinen toimitustapa ja aikataulu vahvistetaan pyynnön laajuuden ja tietoturvan perusteella. Palautus kattaa asiakkaan tiedot koneellisesti luettavana JSON-aineistona, alkuperäiset liitetiedostot sekä tarpeellisen käyttöoikeus-, versio- ja hyväksyntähistorian; PDF/Word ei yksin korvaa koko palautusta. Palautus tehdään turvallisella, määräaikaisella toimituksella tunnistetulle valtuutetulle vastaanottajalle. Toteutusaika ei saa estää asiakkaan lakisääteisiä määräaikoja. Valitun toimen jälkeen käsittelijä poistaa jäljennökset, jollei unionin tai jäsenvaltion laki edellytä säilyttämistä.

Aktiivipalvelusta poistettu data voi säilyä rajoitetun ajan varmuuskopioissa. Päivittäisissä tietokantavarmistuksissa on seitsemän vuorokauden rotaatio onnistuneen uuden varmistuksen jälkeen. Julkaisujen palautuskopioiden poistokriteeri on 30 päivää. Palautusta varten välttämättömät varmennetut kopiot säilytetään, kunnes ne voidaan turvallisesti korvata. Historialliset kopiot tarkistetaan hallitusti. Hostinger säilyttää lisäksi kahta viikoittaista palvelinvarmistusta. Häiriö tai lakisääteinen säilytystarve voi pidentää kopion säilytystä. Varmistuksia ei käytetä tavanomaiseen käsittelyyn. Palautuksen jälkeen poistot, oikaisut ja käsittelyrajoitukset toteutetaan myös palautettuun aineistoon ennen palvelun avaamista.

13. Voimassaolo ja asiakirjojen etusija

Liite on voimassa niin kauan kuin käsittelijä käsittelee asiakkaan henkilötietoja. Jos tämän liitteen ja käyttöehtojen henkilötietojen käsittelyä koskevat määräykset ovat ristiriidassa, tämä liite on ensisijainen. Pakottava tietosuojalainsäädäntö on aina ensisijainen.

Liite A — Käsittelyn tiedot

Liite B — Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

• Julkinen liikenne suojataan salatulla TLS-yhteydellä.
• Salasanat tallennetaan yksisuuntaisina tiivisteinä. Sähköpostiosoite vahvistetaan, ja kirjautumisistunnot ovat määräaikaisia ja suojattuja.
• Palvelin tarkistaa dokumentin omistajuuden sekä yhteistyö- ja jakamisoikeudet. Jakolinkit ovat kumottavia ja tarvittaessa määräaikaisia.
• Syötteet tarkistetaan palvelimella. Maksupalvelun ilmoitusten aitous varmistetaan ennen niiden hyväksymistä.
• Tietokanta ja asiakirjatiedostot on rajattu palvelun sisäiseen käyttöön. Niihin ei ole suoraa julkista pääsyä.
• Palvelun salaisuudet säilytetään erillään lähdekoodista. Niiden ja lokien käyttöoikeudet rajataan ylläpitoon, ja tarpeetonta henkilötietojen kirjaamista vältetään.
• Tapahtuma- ja virhetietoja kirjataan rajatusti. Vanhentuneet istunnot, tunnukset ja lokitiedot poistetaan dokumentoitujen säilytysaikojen mukaan.
• Tietokannasta otetaan päivittäin varmuuskopio, jonka eheys tarkistetaan. Kopioiden käyttöoikeudet rajataan ylläpitoon ja säilytys kuvataan kohdassa 12. Julkaisun palautuskopion toimivuus testataan eristetyssä ympäristössä.
• Ohjelmistomuutokset tallennetaan versionhallintaan, testataan ja julkaistaan hallitusti.
• Tietoturvahavainnot käsitellään rajatulla pääsyllä; asiakkaalle ilmoitetaan kohdan 10 mukaisesti, jos asiakkaan henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus.

Liite C — Alikäsittelijät

Stripe käsittelee Arkiston oman rekisterinpitäjäroolin maksu- ja tilaustietoja ja Google suostumukseen perustuvaa mittausdataa. Niitä ei listata tässä asiakkaan asiakirjadatan alikäsittelijöinä. Asiakkaan valitsema kutsuttu tai jakolinkin saaja on asiakkaan valitsema vastaanottaja, ei Arkiston alikäsittelijä.

Tietosuojapyynnöistä, loukkausilmoituksista ja auditointien järjestämisestä vastaa O. Aittakumpu Oy. Yhteys: info@arkisto.app.

Avaa tämän version pysyvä sanamuoto