Käyttöehdot
Versio 2026-08-30 · Voimassa 30.8.2026 alkaen
Näitä ehtoja sovelletaan Arkisto-palvelun käyttöön ja palvelussa tehtäviin yritys- ja yhteisöasiakkaiden ostoihin. Ehdot muodostavat sopimuksen käyttäjän edustaman organisaation ja O. Aittakumpu Oy:n välillä.
Kun O. Aittakumpu Oy käsittelee asiakkaan henkilötietoja asiakkaan lukuun, henkilötietojen käsittelyliite (DPA) on osa sopimusta. Rekisteröinnissä hyväksytään kulloinkin ilmoitetut käyttöehtojen ja DPA:n versiot organisaation puolesta. Tietosuojaseloste kuvaa erikseen Arkiston oman rekisterinpitäjäroolin käsittelyä.
1. Palveluntarjoaja ja yhteystiedot
O. Aittakumpu Oy, Y-tunnus 3594804-5, ALV-tunniste FI35948045
Aleksanterinkatu 67 A 17, 90120 Oulu
info@arkisto.app
0442366795
2. Kenelle palvelu on tarkoitettu
Palvelu on tarkoitettu yrityksille, taloyhtiöille ja muille yhteisöille niiden toimintaan liittyvien asiakirjojen laatimiseen. Rekisteröityminen edellyttää suomalaisen Y-tunnuksen, organisaation nimen ja yhteyshenkilön ilmoittamista sekä sähköpostiosoitteen vahvistamista. Käyttäjä vakuuttaa toimivansa organisaationsa puolesta ja olevansa oikeutettu tekemään sitä koskevia ostoja ja käsittelemään palveluun syötettäviä tietoja.
Asiakas vastaa siitä, että palveluun lisättyjen henkilötietojen käsittely on lainmukaista ja tarpeellista. Palveluun ei tule lisätä tarpeettomia erityisiä henkilötietoryhmiä tai muuta arkaluonteista aineistoa. Jos tällainen tieto on asiakirjan normaalin ja lainmukaisen käyttötarkoituksen vuoksi välttämätön, asiakas vastaa asianmukaisesta käsittelyperusteesta ja suojatoimista.
Palvelua ei tarjota kuluttaja-asiakkaille. Jos pakottava kuluttajansuojalainsäädäntö kuitenkin yksittäistapauksessa soveltuu, nämä ehdot eivät rajoita siihen perustuvia oikeuksia. Tällainen tilanne arvioidaan erikseen.
3. Palvelun luonne ja käyttäjän vastuu
Arkisto on ohjattu itsepalvelu asiakirjojen laatimiseen, muokkaamiseen, säilyttämiseen ja jakamiseen. Palvelu tarjoaa kysymysrakenteita, mallisisältöä ja teknisen dokumenttigeneroinnin. Se ei sisällä henkilökohtaista juristi-, viranomais- tai muuta asiantuntija-arviota, ellei siitä ole nimenomaisesti sovittu erikseen.
Käyttäjä vastaa:
- syöttämiensä tietojen oikeellisuudesta;
- tarvittavista luvista;
- valmiin asiakirjan tarkistamisesta; sekä
- siitä, että asiakirja vastaa kohteen todellista tilannetta sekä ajantasaisia viranomais- ja toimialavaatimuksia.
Malli tai valmis tiedosto ei yksin takaa asiakirjan hyväksymistä tai soveltuvuutta kaikkiin tilanteisiin.
4. Tili ja tietoturva
Käyttäjän on annettava oikeat rekisteröinti- ja yhteystiedot, pidettävä tunnuksensa turvassa ja ilmoitettava viipymättä epäillystä väärinkäytöstä. Palveluntarjoaja voi lukita tilin tietoturvasyystä, väärinkäytöksen selvittämiseksi tai olennaisen sopimusrikkomuksen vuoksi. Tilin lukitus päättää aktiiviset kirjautumisistunnot.
5. Asiakirjaostot, hinnat ja laskupyyntö
Asiakirjan luontioikeus ostetaan kertamaksulla. Ostohetkellä checkoutissa ilmoitettu kokonaishinta ja verotiedot ovat määrääviä. Tällä hetkellä pelastussuunnitelman hinta on 75,00 euroa ja yleisötilaisuuden pelastussuunnitelman 50,00 euroa, molemmat sisältäen arvonlisäveron 25,5 %. Hintamuutokset koskevat vain muutoksen jälkeen tehtäviä ostoja.
Kortti- ja muut verkkomaksut käsittelee Stripe. Stripe toimittaa maksun yhteydessä kuitin tai muun maksutositteen käytettävissä olevien laskutustietojen perusteella.Arkisto ei vastaanota eikä tallenna täydellisiä maksukorttitietoja.
Laskupyyntö on pyyntö saada ostos laskulla, ei vielä hyväksytty tilaus tai luontioikeus. Laskutus- ja verkkolaskutiedot toimitetaan pyynnön käsittelyä varten. Luontioikeus aktivoituu vasta, kun lasku on hyväksytty ja merkitty maksetuksi.
Maksu palautetaan tai oikaistaan, jos palvelussa on siihen oikeuttava virhe, palautuksesta sovitaan erikseen tai pakottava laki sitä edellyttää. Jo käytettyä luontioikeutta ei muutoin hyvitetä automaattisesti.
6. Ensimmäinen säilytysjakso ja vapaaehtoinen jatkotilaus
Uuden asiakirjan hintaan sisältyvä ensimmäinen säilytysoikeus päättyy 395 päivän kuluttua asiakirjan luomisesta. Jakso muodostuu 365 päivästä ja nykyisestä 30 päivän lisäajasta. Palvelu näyttää asiakirjakohtaisen päättymispäivän. Tämä jakso ei ole automaattisesti uusiutuva tilaus eikä säilytystilausta aloiteta asiakirjaoston yhteydessä.
Asiakas voi ennen säilytysajan päättymistä tai lukituksen aikana käynnistää erikseen vuosittain uusiutuvan säilytystilauksen. Nykyinen hinta on 5,00 euroa vuodessa per asiakirja sisältäen arvonlisäveron 25,5 %. Tilauksen hinta ja uusiutuvuus näytetään ennen tilauksen vahvistamista. Tilaukseen voi sisältyä palvelussa ilmoitettu määrä AI-analyyseja.
Tilausta hallitaan palvelun kautta avattavassa Stripe Customer Portalissa. Peruutus vaikuttaa normaalisti kuluvan kauden loppuun: tilaus ei enää uusiudu, mutta jo maksettu säilytyskausi jatkuu sen päättymispäivään. Jo maksettua kautta ei lyhennetä eikä hyvitetä automaattisesti peruutuksen vuoksi.
Jos vuosimaksu epäonnistuu, asiakkaalla on 30 päivän maksuaika päivittää maksutapansa ja saattaa maksu onnistuneeksi. Ellei maksua saada tämän ajan kuluessa, asiakirja voidaan lukita. Lukittua asiakirjaa ei voi muokata tai ladata. Asiakirja poistetaan aikaisintaan 90 päivän kuluttua lukituksesta, ellei voimassa oleva maksettu kausi, maksuaika tai ennen poistamista onnistunut jatkomaksu estä poistamista. Muistutukset ovat tukipalvelu; asiakkaan vastuulla on seurata palvelussa näkyviä päivämääriä.
7. Käyttäjän sisältö, yhteistyö ja jakaminen
Käyttäjä ja hänen edustamansa organisaatio säilyttävät oikeutensa palveluun syöttämäänsä aineistoon. Käyttäjä antaa palveluntarjoajalle rajatun oikeuden käsitellä aineistoa palvelun tuottamiseksi, suojaamiseksi ja käyttäjän pyytämien toimintojen toteuttamiseksi.
Asiakkaan lukuun tapahtuvaan käsittelyyn käytettävät alikäsittelijät, niiden muutoksista ilmoittaminen ja asiakkaan perusteltu vastustamisoikeus kuvataan DPA:ssa.
Asiakirjan omistaja voi jakaa katselu- tai muokkausoikeuden linkillä tai kutsulla. Hän vastaa vastaanottajien valinnasta, käyttöoikeuden laajuudesta, jaettavan aineiston lainmukaisuudesta sekä linkkien ja kutsujen peruuttamisesta, kun pääsyä ei enää tarvita. Muokkausoikeuden saanut käyttäjä voi muuttaa asiakirjan sisältöä annettujen oikeuksien mukaisesti.
Arkisto-ohjelmisto, palvelun yleiset pohjarakenteet, käyttöliittymä ja brändiaineisto kuuluvat palveluntarjoajalle tai sen lisenssinantajille. Asiakas saa käyttää palvelulla laatimaansa valmista asiakirjaa oman organisaationsa tarpeisiin.
8. Tekoälyavusteiset toiminnot
Palvelun kenttäkohtaiset tekstiehdotukset tuotetaan nykyisin paikallisilla sääntöpohjaisilla malleilla. Käyttäjän erikseen käynnistämässä lopullisessa AI-analyysissä analyysiin tarvittavia lomakevastauksia ja asiakirjasisältöä lähetetään OpenAI:n API-palveluun. Liitetiedostoja ei lähetetä tähän analyysiin.
AI-analyysi tuottaa ehdotuksia ja mahdollisia puutehavaintoja. Se voi olla epätäydellinen tai virheellinen, eikä se ole viranomaispäätös tai henkilökohtainen asiantuntijalausunto. Käyttäjän on tarkistettava havainnot ja päätettävä itse, miten niitä sovelletaan. Analyysin epäonnistuessa asiakirjan laatimista voi jatkaa ilman sitä.
9. Palvelualue
Arkisto-palvelun Pelastussuunnitelmaa ei saa ostaa eikä käyttää Pohjois-Pohjanmaan alueella sijaitsevaa kohdetta varten. Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelmaa ei saa ostaa eikä käyttää Pohjois-Pohjanmaan alueella järjestettävää tapahtumaa varten. Asiakas sitoutuu noudattamaan tätä aluerajoitusta palvelua käyttäessään ja oston tehdessään.
Jos asiakas tästä huolimatta ostaa tuotteen tällaiselle kohteelle tai tapahtumalle, kyse on käyttöehtojen vastaisesta käytöstä. Palveluntarjoaja voi poistaa käyttöehtojen vastaisesti luodun dokumentin palvelusta.
Asiakkaalla ei ole oikeutta hinnanpalautukseen pelkästään sillä perusteella, että asiakas on tehnyt tilauksen tämän aluerajoituksen vastaisesti, ellei pakottavasta lainsäädännöstä, maksupalveluntarjoajan sovellettavista säännöistä tai muusta sovellettavasta oikeudesta muuta johdu.
10. Tilin, asiakirjan ja datan päättyminen
Asiakas voi pyytää tilinsä sulkemista ja henkilötietojensa poistamista osoitteesta info@arkisto.app. Palvelussa ei tällä hetkellä ole itsepalveluna tehtävää tilinpoistoa. Ennen sulkemista voidaan tarvita henkilöllisyyden tai edustusoikeuden varmistus sekä avoimien maksujen, tilausten ja jaettujen asiakirjojen käsittely.
Säilytysajan perusteella poistuva asiakirja ja sen aktiivipalvelussa olevat tiedostot, jakolinkit, kutsut, yhteistyöoikeudet ja analyysit poistetaan asiakirjan mukana. Maksu-, lasku-, väärinkäytösten selvitys- ja kirjanpitoaineistoa voidaan säilyttää erillään lain tai oikeusvaateiden edellyttämän ajan. Asiakkaan tulee ladata tarvitsemansa PDF- ja Word-tiedostot omaan säilytykseensä ennen käyttöoikeuden päättymistä.
Aktiivipalvelusta poistettu asiakirjadata voi säilyä rajatun ajan varmuuskopioissa ja poistuu niiden dokumentoidun rotaation kautta. Varmistuksia käytetään vain palautus- ja jatkuvuustarkoituksiin; tarkempi malli kuvataan tietosuojaselosteessa ja DPA:ssa.
11. Saatavuus, vastuu ja ylivoimainen este
Palvelua ylläpidetään huolellisesti, mutta keskeytykset, huollot ja kolmansien palvelujen häiriöt ovat mahdollisia. Palveluntarjoaja ei vastaa käyttäjän virheellisistä tiedoista, käyttöoikeuksien huolimattomasta jakamisesta, asiakirjan käyttämisestä ilman tarkistusta tai käyttäjän omien tallennuskopioiden puuttumisesta.
Osapuoli ei vastaa viivästyksestä tai vahingosta siltä osin kuin se johtuu sen kohtuullisen vaikutusvallan ulkopuolisesta ylivoimaisesta esteestä. Ellei pakottava laki toisin määrää, palveluntarjoaja ei vastaa välillisestä vahingosta. Rajoitukset eivät koske tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutettua vahinkoa eivätkä muuta vastuuta, jota ei lain mukaan voi rajoittaa.
12. Palvelun ja ehtojen muutokset
Palvelua voidaan kehittää ja ominaisuuksia muuttaa. Olennaisista muutoksista, jotka vaikuttavat voimassa olevaan maksulliseen tilaukseen tai asiakkaan oikeuksiin, ilmoitetaan kohtuullisessa ajassa palvelussa tai sähköpostitse. Muutokset eivät lyhennä jo maksettua säilytyskautta.
13. Sovellettava laki ja erimielisyydet
Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensin neuvotteluilla. Ellei ratkaisua löydy, yritysten ja yhteisöjen välinen riita käsitellään toimivaltaisessa suomalaisessa tuomioistuimessa. Pakottavan lain mukaista oikeuspaikkaa ei rajoiteta.